Sprinten i siffror
Det som fungerade
Fjorton observationer från teamet om vad som bidrog till att sprinten gick bra. Gruppen pekade särskilt på team-dynamiken, avgränsningen av processen och den tekniska förberedelsen.
Att börja i liten skala och fokusera på en avgränsad process var ett bra angreppssätt. Att starta i större omfattning hade sannolikt blivit en alltför tung och komplex puckel att hantera initialt. Genom att börja med egensotning kunde vi som verksamhet få en känsla för vad som faktiskt är möjligt, utan att riskera att tappa kontrollen över omfattningen. Det gav oss också möjlighet att snabbt få fram en "färdig produkt" som gick att testa i praktiken, vilket skapade både motivation och tydlighet i projektet.
Arbetssättet med korta slag och ett nära samarbete med systemutvecklarna var en annan tydlig framgångsfaktor. Att kontinuerligt få se deras framsteg gjorde att vi kunde upptäcka och justera detaljer direkt, innan något hann byggas in för djupt. Detta arbetssätt minimerade risken för större fel och skapade en gemensam förståelse för både behov och lösningar.
Detta gjorde även att man fick en känsla att fortsätta på detta arbetssätt — det vill säga steg för steg. Nästa gång kan vi kanske testa brandfarlig vara. Därefter explosiv vara, därefter tillsyn och så vidare. Och hela tiden bygga på en tydlig dashboard. Ett sådant arbetssätt kommer även minimera risken att vi byter system och de upplevs som kaos för handläggare — här skulle processen ske gradvis och med deras hjälp.
Det vi vill göra annorlunda
Åtta observationer från teamet om vad som kunde gått bättre. Gruppen pekade särskilt på förberedelsearbetet innan sprinten — och risken att fastna i detaljer under själva sprinten.
I grunden är arbetssättet väldigt bra, och betydligt bättre än det som ofta sker med större glapp mellan verksamhet och utvecklare. Men en lärdom skulle kunna vara att vi som verksamhet behöver bli bättre på att veta när vi behöver vara med i rummet och när systemutvecklarna behöver arbetsro. Det handlar både om att ge dem möjlighet att fokusera, men också om att vår ordinarie verksamhet ska kunna fortsätta utan onödiga avbrott.
Vid längre utvecklingspass hade det sannolikt varit mer effektivt att vi arbetade i kontorsutrymmet utanför, och att systemutvecklarna eller projektledaren kallade in oss när de behövde vår input eller ville visa något på en större, centrerad skärm. Det hade skapat en bättre balans mellan tillgänglighet och effektivitet.
Hur det blev
Sex observationer om resultatet av sprinten — hur långt vi kom, hur produkten ser ut och hur arbetssättet upplevdes.
Vi är positivt överraskade över hur långt vi faktiskt hann. Trots att AI-motorn och vissa detaljer ännu inte är helt färdiga känns vägen dit inte särskilt lång. Det innebär att vi inom en relativt snar framtid kan börja testa lösningen i skarpt läge och utvärdera vad den faktiskt klarar av — och därmed sparar oss tid och resurser.
Det öppnar också för möjligheten att ta fram ännu bättre statistik över hur mycket tid som frigörs i handläggningen av egensotningar, vilket i sin tur kan stärka både verksamhetsutvecklingen och eventuellt ge incitament för fortsatt utveckling av nytt ärendehanteringssystem.